Datenschutzordnung des Vereins K-Town Pipe Band

Stand Oktober 2019

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds (gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
• Vor- und Zuname
• Geschlecht
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Geburtsdatum,
• Bankverbindung
Die genannten Daten sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein und werden, wenn sie dem Verein diese Pflichtdaten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung im Sinne der DSGVO zur Verfügung stellt. Die Daten der Mitglieder werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung einschließlich des Beitragseinzugs verwendet.
Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- internen Zwecken verwendet werden.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

Übermittlung von Daten an über- oder untergeordnete Organisationseinheiten

Der Verein K-Town Pipe Band ist ein eigenständiger Verein, der keiner Dachorganisation bzw. Verband angehört.
Mitgliederdaten werden daher nicht an übergeordnete oder untergeordnete Verbände oder Organisationen weitergegeben. Die Daten verbleiben ausschließlich beim Verein K-Town Pipe Band, eine Weitergabe jedweder Art erfolgt nicht.

Kommunikationswege

Für die Durchführung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereins werden Online-Medien genutzt.
Es besteht ein Google-Kalender, in dem Probe, Veranstaltungs- und Auftrittstermine eingetragen sind. Ferner enthält er alle Aktiven Mitglieder (Musiker). Ersichtlich sind darin auch das gespielte Instrument sowie die musikalische Funktion. Die Musiker tragen hier ihre An-/Abwesenheit zu den Proben, Veranstaltungen und Auftritten ein.
Für den kommunikativen Austausch wird auf der Plattform WhatsApp eine Gruppe zur Verfügung gestellt. In dieser Gruppe sind Kommunikationsdaten ersichtlich.
Das Mitglied kann jederzeit die Löschung aus jeweils einem oder beiden Medien verlangen. Bei einer Kündigung der Vereinsmitgliedschaft erfolgt die diese Löschung ebenfalls.

Öffentlichkeits- und Pressearbeit

Der Verein kann die Tagespresse, Fachzeitschriften und in Sozialen Medien über Auftritte, Ergebnisse bei Wettbewerben, Veranstaltungen, Mitgliederversammlungen und andere besondere Ereignisse informieren. Solche Informationen können überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht werden.
In diesem Zusammenhang kann der Verein möglicherweise Fotos, Videos- und/oder Audioaufnahmen der Veranstaltung sowie Berichte darüber veröffentlichen. Ggf. werden auch Ergebnislisten in dieser Weise veröffentlicht/übermittelt. Es ist davon auszugehen, dass Mitglieder auf den Fotos/Videos erkennbar sind. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Teilnehmer an der Veranstaltung hinweisen, werden dabei allenfalls Name, Vereinszugehörigkeit sowie Funktion und Aufgabe im Verein veröffentlicht/übermittelt. Auf Ergebnislisten erscheinen neben dem erzielten Ergebnis Vor- und Zuname sowie Verein. Dies dient der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, ohne die er seine Satzungszwecke nicht erfüllen kann.
Die Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung/Übermittlung der vorgenannten Daten ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO.
Zumindest überwiegen die Interessen und Grundrechte der Mitglieder nicht gegenüber den berechtigten Interessen des Vereins (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO). Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.
Fotos/Videos/Audioaufnahmen Fotos und dazu gehörige Daten von Einzelpersonen oder weitere Daten veröffentlicht/übermittelt der Verein nur mit Einwilligung der betroffenen Person (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1a DSGVO).
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung von Auftritten, Ehrungen sowie Feierlichkeiten per Brief, Mail, soziale Medien oder auf der Homepage des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung auf die zuvor genannte Weise.

Mitgliederverzeichnisse

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Verantwortlichkeiten

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dem Verein K-Town Pipe Band e.V. (im Folgenden: Verein) ist der jeweils gewählte Schriftführer und als Vertreter der jeweils gewählte Kassierer bestimmt.
Datenschutzbeauftragter ist der jeweils gewählte erste Vorsitzende des Vereins.

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Rheinland/Pfalz zur Verfügung.
Die Beschwerde kann online unter https://www.datenschutz.rlp.de eingereicht werden.